Тема 02. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Модуль 02.01.03

Унификация и стандартизация управленческих документов

Ключевые понятия

Основные положения

Контрольные вопросы

Задания для самостоятельной работы

•  Унификация  документов

•  Стандартизация документов

•  Формуляр-образец документа

•  Государственные стандарты

    Управленческая деятельность, с одной стороны, сложна, динамична и непредсказуема, с другой - для неё характерна повторяемость рабочих ситуаций, способов действий. К основным управленческим функциям, как правило, относят: планирование, организацию, регулирование, стимулирование, контроль. Осуществляя эти функции, руководитель-менеджер постоянно обращается к многочисленным документам (или создаёт их).

    Без преувеличения можно утверждать, что документы сопровождают каждое более или менее значительное действие управленца.

    В связи с этим управленческая документация и разнообразна, и в тоже время поддаётся унификации.

    Суть унификации сводится к установлению  единообразия состава и форм управленческих документов,  операций по их обработке, учету и хранению.

    Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией.

    В основу унификации  был положен принцип общей модели  документа.

    Графическую модель или схему построения  документа называют “формуляром-образцом”.

   Для документов, подлежащих унификации, формуляр-образец устанавливает форматы, размеры полей,  расположение  зон для размещения информационных элементов документа, называемых в делопроизводстве реквизитами.

    Унифицированные реквизиты  позволяют и быстрее оформлять документы, и быстрее с ними знакомиться.

   Формуляр определяет площадь рабочих и служебных полей.

    Рабочее поле документа – место, где располагаются реквизиты.

   Служебное поле  не заполняется никаким текстом и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.

  Для документации установлены следующие размеры служебных полей:

• левое поле – 35 мм;
•  правое  поле – не менее 10 мм;
• верхнее поле – 15-20 мм;
• нижнее – для формата А4 – не менее 20 мм.  

   Стандартизация  означает возведение в юридическую норму основных  правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Эти нормативные предписания ОБЯЗАТЕЛЬНЫ для применения.

    Они изложены в государственных стандартах (ГОСТ), отраслевых стандартах (ОСТ) и  стандартах предприятий, учреждений и организаций (СТП).

    С 1 июля 2003 года вступил в силу ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

    Стандарт распространяется как на государственные, так и негосударственные организации.

   ГОСТ Р 6.30-2003 перечисляет максимальный набор реквизитов, устанавливает состав реквизитов документов и требования к оформлению реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, требования к бланкам документов. 

    Требования введенного стандарта являются РЕКОМЕНДУЕМЫМИ. 

    Унификация и стандартизация позволяют осуществить типизацию документов, ускорить их подготовку, оформление, обработку, успешнее внедрять в делопроизводство информационные технологии. Благодаря стандартизации огромная масса документов создаётся по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.

    Унификация и стандартизация документирования способствует рационализации управленческой деятельности.

   Однако степень унификации и стандартизации  должна быть разумной. При чрезмерных регламентирующих предписаниях  работа с документами замедляется, их оформление становится дорогостоящим занятием. Снижается мобильность управленческих действий.

    Требования стандартов  будут выполняться на практике только в том случае, когда они обоснованны, удобны, выгодны для предприятия, учреждения.  И никакие принудительные меры здесь не помогут. 

     Унифицированные и стандартизированные документы  влияют и на сам  менеджмент, придавая ему более организованный и упорядоченный характер.  Но в тоже время регламентирующие нормы делопроизводства не должны ограничивать деловую инициативу, отвлекать слишком много сил и средств на "бумажную работу".

    Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

    Выполнение единых правил оформления обеспечивает юридическую силу документов.

     Однако существующие нормы, стандарты и правила работы с документами должны периодически пересматриваться и обновляться.  Серьёзнейшей проблемой является не только введение  чрезмерного количества новых, но и сохранение  ненужных, устаревших  или утративших свою актуальность регламентирующих норм. 

1. В чем суть унификации документов?
2. В чем суть стандартизации документов?
3. Чем вызвана необходимость унификации и стандартизации документов?
4. Что такое “формуляр-образец” документа?
5. Что представляют собой ГОСТы на документы и стандарты?

Как отвечать на контрольные вопросы:

1. Внимательно ознакомьтесь с ГОСТом Р 6.30-2003

2. Укажите область применения  данного ГОСТа.

Выполнить задание:  

Отзыв преподавателя: