Тема 01.Модуль 01.02.02

Требования к современному делопроизводству

Ключевые понятия

Основные положения

Контрольные вопросы

Задания для самостоятельной работы

• Официально-деловой стиль документов 

• Информативность документации

• Ориентация на получателя

• Оптимизация документопотока

• Информатизация делопроизводства

    Хорошо организованное делопроизводство повышает продуктивность делового общения и стимулирует развитие бизнес-коммуникаций. Управление в условиях постиндустриального догоняющего развития должно опираться на систему мобильной документационной поддержки.

  Попытаемся сформулировать ряд основных требований  к современному делопроизводству.

 Официально-деловой стиль документов

    Современный служебный документ должен отвечать ряду особых требований. Для него характерно следующее:

•  краткость,   точность и профессионализм изложения;

• стилистическая строгость;

•   конкретность и прагматизм содержания;

•  последовательность аргументации;

• использование общепринятой лексики;

• жесткое соблюдение грамматических норм и т.д.

   При подготовке любого документа необходимо стремиться сделать его предельно кратким ( разумеется, не во вред содержанию и смыслу).

  Деловая  документация должна быть максимально информативна. С этой целью сообщение передаётся при помощи наименьшего количества слов. Следует удалять из документа все необязательные выражения, вычурные и расплывчатые формулировки, громоздкие словесные конструкции. От этого сообщение только выиграет, станет понятнее, доступнее для восприятия. 

   Современный деловой человек постоянно находится в цейтноте. Ежедневно к нему поступает для ознакомления множество бумаг. Его восприятие перегружено.

  Поэтому специалисты советуют заменять длинные слова на более короткие. При составлении документа подыскивать подходящие синонимы. 

  Текст официального документа необходимо чётко структурировать: выделять вступление, основную часть, заключение. Иногда целесообразно ввести разделы, рубрики, параграфы, разделить сообщение на фрагменты (пункты).

   Составители документа должны выделить для себя несколько ключевых слов (понятий), которые несут основную смысловую нагрузку. Именно с их помощью формулируются основные идеи сообщения. Главные идеи должны быть изложены доступно, убедительно, привлекательно.

Документ, который не содержит интересных идей, будет вскоре забыт  

Принцип современного делопроизводства:
минимум документов при максимальной их информативности

    Документирование информации ещё не гарантирует адекватности её восприятия и понимания. Здесь могут возникнуть серьёзные помехи и коммуникационные барьеры. Обратимся к Рис. 2.

Рис. 2  Процесс отправки и получения документированной информации

  Составляя и направляя адресату официальный документ, отправитель вкладывает в него определенный смысл, излагает свою позицию, преследуя поставленные цели.

  Прежде чем достичь конечного получателя, документ проходит ряд промежуточных инстанций ( И1, И2, И3, ...). На каждой из них может происходить корректировка документа: накладываются визы, резолюции, делаются пометки и т.д. Каждая инстанция интерпретирует документ по-своему, исходя из своих представлений, интересов, пристрастий. 

   Изучая доставленный документ, конечный получатель "расшифровывает" сообщение. У него складывается собственное понимание содержания текста, которое будет зависеть от целого ряда субъективно-личностных факторов ( от заинтересованности сотрудника, его опыта и профессиональной квалификации, отношения  к своим обязанностям и т.д.).

  Расхождение между вкладываемым в документ смыслом и пониманием его содержания неизбежно. 

    Чтобы обеспечить лучшее взаимопонимание между субъектами экономических отношений, вводится унификация и стандартизация деловой документации. Тем самым уменьшаются помехи от влияния субъективно-личностных факторов.

  Официально-деловой стиль придает информации более объективный и строгий характер. Однако чрезмерная унификация и стандартизация может служить питательной почвой для бюрократизации деловых отношений.

Ориентация  на  получателя

Унификация и стандартизация документов не должна делать их формальными, сухими и безликими.

   Отправителю при составлении документа следует "забыть о себе" и сфокусировать внимание на получателе, его интересах, требованиях, возможностях.

  Сообщение должно быть ясным, убедительным, значимым для адресата. Язык изложения соответствовать его профессиональной принадлежности, образовательному уровню, социальному статусу.

  Используемую аргументацию важно соотнести с позицией получателя документа, его отношением к рассматриваемой проблеме, готовностью адекватно использовать предоставляемую информацию.

  Можно посоветовать составителю документа  попытаться взглянуть на его содержание глазами получателя.

   Несмотря на официально-деловой стиль документов, к их созданию надо подходить творчески.

Фильтрация информации

   В каждую организацию сегодня поступает большое количество информационных писем и рекламных материалов, второстепенных обращений. Значительная их часть не представляет интереса для конкретного предприятия.

  Поэтому следует производить первоначальную фильтрацию поступающей информации, отправляя в "корзину" ненужные бумаги.

  При этом на сотрудника, который "отбраковывает" документы, ложится большая ответственность. Он должен обладать достаточной квалификацией и опытом, чтобы правильно оценить содержание рассматриваемой документации.

Оптимизация документопотока

   Как правило, поступающие на предприятие документы ( а также создаваемые внутри самой организации ) оказываются вначале в одном Центре ответственности ( иногда это специальная служба работы с документами). Лицо, отвечающее за обработку документов, назовём Ответственным Делопроизводителем.

   От быстроты, правильности и чёткости систематизации распределения документов по конкретным адресатам и исполнителям во многом зависит эффективность работы всего персонала организации.

  К сожалению, на практике нередки случаи, когда тот или иной документ долго блуждает из отдела в отдел, из кабинета в кабинет, прежде чем попадает к работникам, для которых непосредственно предназначено данное сообщение. Это происходит, прежде всего, при излишней централизации системы делопроизводства.

  В  динамичных условиях  сегодняшнего дня любая заминка с ответом на письмо, затяжка с оформлением договора, подписанием акта может обернуться большими финансовыми потерями.

   Регулирование документопотока должно быть адекватным организационной структуре предприятия. Она определяет путь прохождения тех или иных документов.

  Ответственному Делопроизводителю необходимо руководствоваться специально разработанным Положением, кроме того, он должен иметь достаточно широкие полномочия для принятия решений.

    Ответственный Делопроизводитель разделяет всю документацию на три потока:

1)     Документы, которые регистрируются и сразу же отправляются в другие инстанции.

2)     Документы, которые регистрируются, передаются вначале на рассмотрение  первому руководителю и затем отправляются в другие инстанции.

3)     Документы, которые регистрируются, передаются на рассмотрение первому руководителю и затем размещаются в локальном месте хранения.

   При наличии сложной организационной структуры отправляемые по инстанциям документы будут иметь адреса, различающиеся по степени конкретности:

•  Указан только общий маршрут.

• Указан маршрут и соответствующее подразделение.

•   Указан маршрут, подразделение, конкретный адресат или исполнитель.

   * Примечание: Под маршрутом подразумевается крупное структурное образование, входящее в состав данной организации (филиал, производство, факультет и т.д.). 

      Возможны следующие варианты движения документа.

 А. Последовательное продвижение документа "по цепочке". В этом случае с документом знакомятся на всех уровнях управления. Например: Генеральный директор > Главный специалист > Начальник отдела (цеха) > Руководитель группы > Исполнитель >...

   Преимущества:

• С информацией знакомятся на всех уровнях управленческой структуры;

• Сообщение оценивается с различных точек зрения;

•  Сотрудники оказываются готовыми к обсуждению документа.

  Недостатки:

•    Продвижение документа  к непосредственному исполнителю замедляется;

•  Для ознакомления с данной информацией отвлекается большое число руководителей.

Б. Продвижение документа по сокращенному пути. В этом случае документ передаётся выборочно от руководителя к руководителю, минуя некоторые промежуточные инстанции. Например: Главный специалист > Руководитель группы > Исполнитель > ...

  Преимущества:

• Ускоряется продвижение документа к исполнителю.

• Уменьшаются суммарные затраты времени на ознакомление с данной информацией.

  Недостатки:

•   Часть руководителей оказывается не проинформированной о содержании документа.

  В. Продвижение документа с параллельной рассылкой его копии. В этом случае документ проходит выбранные инстанции ( с резолюцией "рассмотреть" или "решить вопрос", "подготовить ответ"), а в некоторые подразделения рассылаются его копии ( с  пометкой "принять к сведению").

  Критерии оптимизации движения документов:

• Документ находит наилучшего адресата, заинтересованного и компетентного работника, своего исполнителя.

• Документ доставляется быстро.

• Регистрируется конечное место хранения документа.

• Осуществляется контроль  использования полученной информации, исполнения документа.

• Организаторы документопотока не скованы жёсткими предписаниями, действуют квалифицированно и гибко.

Применение информационно-компьютерных технологий

   Повсеместное внедрение комплексных информационно-компьютерных систем, позволяющих организации полностью перевести всю систему документации на электронный уровень, будет происходить постепенно: этот процесс тормозится из-за экономических, организационных, кадровых ограничений.

  Поэтому в сегодняшних условиях "продвинутое" делопроизводство предполагает лишь частичную, первоначальную информатизацию.

   Для этого создаются и осваиваются схемы обработки служебной документации, в которых сочетаются традиционные формы работы с документами с применением информационных технологий, офисной и компьютерной техники.

       Бесспорно такие решения, несмотря на свою половинчатость, являются шагом вперёд, способствуют повышению культуры управления.

        Это необходимый этап перехода к безбумажной технологии делопроизводства. Следует отметить, что внедрение компьютеров ещё не гарантирует преодоление бюрократических традиций в постановке делопроизводства. Современный бюрократ и волокитчик может иметь на столе компьютер самой "крутой", последней модели.

1.  Каковы основные характеристики официально-делового стиля, используемого при составлении документов
2.   Какие искажения и барьеры могут возникнуть в процессе отправки и получения документированной информации?
3.   Как можно совместить официально-деловой стиль с ориентацией документа на получателя?

Как отвечать на контрольные вопросы:

1. Ниже приведена  управленческая структура производственной фирмы.

Укажите  оптимальные, с Вашей точки зрения, пути продвижения документов в трёх следующих случаях:

1.1.            Поступило письмо от фирмы-заказчика с серьёзными жалобами на качество приобретенной продукции "В".

1.2.           Поступило письмо-предложение от малоизвестной фирмы-провайдера по организации рекламной кампании в Интернет.

1.3.           Поступила информация от головного  отраслевого  института об организации краткосрочных курсов для работников по вопросам улучшения технологии производства продукта "С".

     Путь прохождения документа может быть наглядно показан следующим образом:

-         В приведенной схеме оставляются только те руководители, которые должны получить данный документ ( остальные должности удаляются ).

-         Руководитель, которому предлагается копия документа для сведения снабжается индексом "К".

-         После завершения работы построенный вариант схемы распечатайте с помощью принтера.

  Можете воспользоваться иными способами обозначения пути продвижения документа.

Выполнить задание:  

Отзыв преподавателя: