Тема 03. УНИФИЦИРОВАННАЯ  СИСТЕМА  ОРГАНИЗАЦИОННО  РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.    
ТРЕБОВАНИЯ ГОСТ Р 6.30-2003

Модуль 03.01.06

                Состав и правила оформления  реквизитов документа

Ключевые понятия

Основные положения

Контрольные вопросы

Задания для самостоятельной работы

 

• Реквизит документа

• Постоянные реквизиты

• Переменные реквизиты

• Оформление реквизитов

   Реквизит — специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление.

   Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30-2003. Всего установлено 30 реквизитов.

    01 - Государственный герб Российской Федерации;
    02 - герб субъекта Российской Федерации;
    03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
    04 - код организации - автора документа;
    05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
    06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет
      (ИНН/КПП);
    07 - код формы документа;
    08 - наименование организации - автора документа;
    09 - справочные данные об организации;
    10 - наименование вида документа;
    11 - дата документа;
    12 - регистрационный номер документа;
    13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
    14 - место составления или издания документа;
    15 - адресат;
    16 - гриф утверждения документа;
    17 - резолюция;
    18 - заголовок к тексту;
    19 - отметка о контроле;
    20 - текст документа;
    21 - отметка о наличии приложения;
    22 - подпись;
    23 - гриф согласования документа;
    24 - визы согласования документа;
    25 - оттиск печати;
    26 - отметка о заверении копии;
    27 - отметка об исполнителе;
    28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
    29 - отметка о поступлении документа в организацию;
    30 - идентификатор электронной копии.

   Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

   Различают постоянные и переменные реквизиты.

    Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.

    Переменные – указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

   Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа)

Реквизит 08 - “Наименование организации-автора документа”

   Наименование организации помещается в верхней части документа и пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах.

   Организация может иметь и сокращенное наименование. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Кроме наименования организации указывают (полное или сокращенное) наименование вышестоящей организации, в систему которой оно входит.

Реквизит 09 - “Справочные данные об организации”

    Справочные данные об организации включают в себя: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, расчетных счетов в банках, адрес электронной почты.

    На практике достаточно часто на некоторых документах расчётные счета не указываются.

   Располагается этот реквизит в левом верхнем углу под реквизитом “наименование организации”.

Реквизит 10 -“Наименование вида документа”

   Располагают этот реквизит в левом верхнем углу ниже реквизитов “наименование организации” и “справочные данные об организации”. Как правило, печатают его крупным шрифтом от границы левого поля. Например, ПРИКАЗ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

   Этот реквизит проставляется на всех документах, кроме писем. Он позволяет быстро классифицировать документ, помогает его адекватному восприятию.

   Наименование документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным “Общероссийским классификатором управленческой документации”

Реквизит 05 - “Основной государственный регистрационный номер юридического лица”

   ОГРН проставляют в соответствии с документами, которые выдают налоговые органы данному юридическому лицу. Помещается ниже справочный данных об организации и наименования вида документа.

Реквизит 06 - “Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет”

   ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми организации налоговыми органами. Помещается рядом с ОГРН.

Реквизит 11 - “Дата документа”

   Дата — обязательный реквизит документа, важнейший показатель для его поиска.

   Датой документа является:

•   дата его подписания для приказов, справок,писем, докладных записок);
•   дата принятия документа коллегиальным органом (для решений, постановлений);
•   дата утверждения (положения, устава, инструкции);
•   дата составления,события (для актов, протоколов).

   Оформляется дата в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц обозначаются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 08.11.2003.

    Дата оформляется ниже названия вида документа.

   Датируется документ должностным лицом при подписании или утверждении документа; дата проставляется руководителем от руки в установленном месте, месяц и год можно напечатать заранее.

   В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления: 9 сентября 2003 года.

    Документ, составленный несколькими организациями (юридическими лицами), должен иметь одну дату.

Реквизит 12 - “Регистрационный номер документа”

   Регистрационным номером (индексом) является условное обозначение документа, которое присваивается при регистрации.

    Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с реквизитом “дата документа”.

   В состав индекса документа входят:

•   порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
•   индекс по номенклатуре дел;
•   иные обозначения (по усмотрению организации).

   Например: 218/08-17/А, где

   218 — порядковый регистрационный номер;
   08-17 — номер дела, в которое будет подшит документ или его копия
      (для исходящих документов);
   А - условное обозначение категории исполнителя.

   Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация с начала года, например, приказ № 28, протокол № 7.

Реквизит 13 - “Ссылка на регистрационный номер и дату документа”

   Специальное место для этого реквизита предусматривается обычно на бланке для писем. Заполняется реквизит при оформлении ответа на письмо, полученное от иной организации.

   Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом: На № 28/6-5 от 25.12.2003.

   Эта ссылка помогает адресату, получившему письмо-ответ, быстро найти копию своего письма. Реквизит “ссылка на индекс и дату входящего документа” размещается под реквизитами “дата” и “регистрационый номер”.

  Реквизит 15 - “Адресат”

    Этот реквизит размещается в правом верхнем углу документа.

    Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

•   наименование учреждения в именительном падеже;
•   наименование структурного подразделения в именительном падеже;
•   должность и фамилия в дательном падеже;
•   почтовый адрес (в письмах).

   Каждая составная часть реквизита “Адресат” должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются. Инициалы ставятся перед фамилией.

Например:

   Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

   При направлении документа руководителю организации, наименование организации включается в состав должности адресата.

Например:  

   В состав этого реквизита может входить почтовый адрес, который пишется после названия организации и должностного лица.

Например:

   На одном документе может быть указано не более четырех адресатов.

   Слово “Копия” перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

   При большем количестве адресатов составляют список рассылки и на каждом документе указывают только один адрес.

   При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Реквизит 16 - “Гриф утверждения документа”

   Как правило, утверждаются следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, положения, некоторые акты. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным другим документом.

   При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

   При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

   При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

   Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

Реквизит 17 - “Резолюция”

   Основная функция резолюции - побудить сотрудников к практическим действиям в соответствии с теми задачами, которые поставлены в документе.

    Пишется руководителем непосредственно на документе и включает в себя: фамилию исполнителя, краткое изложение поручения, срок исполнения, подпись и дату.

   Обычно помещается справа в верхней части документа.

Реквизит 18 - “Заголовок к тексту”

   Заголовок – краткая формулировка основного смысла документа.

    Польза заголовка в том, что он сразу определяет тему документа. Это особенно удобно при рассмотрении входящих документов.

   Заголовок пишется одной фразой и должен грамматически согласовываться с названием документа. Например, отчёт (о чём?) “о работе приемной комиссии”, протокол (чего?) “заседания Ученого совета”.

   На документах формата А5, в телефонограммах, письмах, телеграммах, содержание которых не более 7 строк, заголовок не указывают.

     Располагается заголовок в левом верхнем углу бланка ниже реквизитов “Дата”, “Регистрационный номер документа”.

   На типографских бланках для реквизита “заголовок” устанавливаются ограничительные знаки (“уголки”).

  Реквизит 20 - “Текст документа”

  Текст – основная и важнейшая часть документа; пишется на русском  (или национальном) языке.

   Основные требования к тексту – краткость, последовательность и логичность изложения, исключение повторений и излишних подробностей.

   Формулировки служебных документов должны быть точными, правильными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.

   Тексты большинства документов состоят из вводной части и основной, в которой излагаются выводы, предложения, решения. Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделять абзацами.

   Тексты документов большого объема иногда делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

         1. Раздел

      1.1. Подраздел

   1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Подпункт

   В некоторых документах (акт, справка) текст может быть оформлен в виде таблицы.

  Реквизит 21 - “Отметка о наличии приложения”

   Этот реквизит располагают от границы левого поля бланка между текстом и подписью.

   Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о приложении оформляется в сокращенной форме:

   Приложение: на 2 л. в 3 экз.

   Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

   Приложение: 1. Положение об Учебном центре на 3 л. в 1 экз.
                            2. Смета работ на 4 л. в 2 экз.

   Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом.

Например:

Реквизит 22 - “Подпись”

   Подпись — обязательный реквизит документа. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа.

   В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы могут быть подписаны руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений.

   Если ответственность за содержание документов несут несколько лиц (например, за денежные документы), проставляются две подписи и более.

   Подпись на документе всегда ставится на первом экземпляре.

   В состав реквизита “подпись” входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

   Например:

   Директор технического лицея          подпись             Н.И. Петров

   Если документ составлен на фирменном бланке, тогда дается сокращенное название должности.

   Например:

   Директор                                               подпись                 Н.И. Петров

   При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

   Например:

   Директор                                               подпись                 Н.И. Петров

   Главный бухгалтер                            подпись                 Е.В. Розова

   Если документ составлен комиссией, то при подписании указывают не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:

   Например:

   Председатель комиссии                     подпись                 Л.П. Ложкина

   Члены комиссии:                                подпись                 С.С. Бурцев

                                                                   подпись                 А.П. Соколова

   При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне.

   Например:

   Директор АО “Союз”                                                              Директор ЗАО “Вымпел”

   подпись        Е.П. Куликов                                                      подпись       С.Н. Матвеев

   Документ может быть подписан работником, исполняющим обязанности должностного лица (с указанием его фактической должности и фамилии). Не допускается ставить предлог “За”, надпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности.

   Реквизит “подпись” проставляется ниже реквизитов “текст” и “приложение”.

    Лицо, подписавшее документ, берёт на себя персональную ответственность за его содержание.

Реквизит 23 - “Гриф согласования документа”

   Некоторые документы нуждаются в согласовании. Гриф согласования располагают ниже реквизита “подпись” или на отдельном листе согласований.

    С помощью согласования расширяется круг лиц, ответственных за составленный документ. Согласование осуществляется до того, как документ утверждён.

   Согласование документа может быть внутренним и внешним.

   Внутреннее согласование производится в учреждении со структурными подразделениями, а также с ответственными работниками, специалистами, имеющими отношение к данному вопросу. Это повышает надежность документа.

   Внешнее согласование документа производится с заинтересованными или подчиненными организациями, а также с органами государственного надзора и вышестоящими органами. Как правило, на подобное согласование уходит много дополнительного времени.

   Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

   Например:

        СОГЛАСОВАНО
   Ректор Финансовой академии
   подпись            Е.В.Глебов
   23.03.2003

   Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другими документами, гриф согласования оформляют по следующей форме:

        СОГЛАСОВАНО
   Протокол заседания правления
   компании “Планета”
   от 21.02.2003 № 5

Реквизит 25 - “Оттиск печати”

   На документах, содержащих наиболее важную информацию и подписанных должностным лицом, ставится оттиск печати. Тем самым заверяется подлинность подписи и подтверждается достоверность документа.

   В государственных учреждениях используют гербовую печать (с изображением герба РФ) и простую печать данной организации.

   Гербовая печать ставиться на документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами.

   Простая печать ставиться на справках, пропусках, копиях документов и пр.

   Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.

    Примерный перечень документов, на которых ставится печать:

1. Акты (приёма выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).
2. Архивные справки.
3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и т.д.)
4. Договоры (о поставках, подрядах, аренде и т.д.)
5. Командировочные удостоверения.
6. Положение об организации.
7. Письма гарантийные.
8. Сметы расходов.
9. Удостоверения.
10. Устав организации.
11. Штатные расписания
12. ..........................................

   Предприятию необходимо разработать свой перечень документов, на которых ставится печать. Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательством РФ.

Реквизит 26 - “Отметка о заверении копии” (в приведенном для примера бланке не указан).

   Чтобы заверить копию документа, ниже реквизита “Подпись” пишется “Верно”, указывается должность лица, заверившего копию, ставится его личная подпись, даётся расшифровка подписи, отмечается дата.

   Например:

     Верно
   Инспектор отдела кадров                     подпись                    П.В. Лапшин
   02.03.2003

   Если копия выдается на руки или пересылается в организацию, подпись удостоверяют простой печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу подлинника.

Реквизит 27 - “Отметка об исполнителе”

   Инициалы и фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

   Например:

   А.Ф.Миронов 215 23 50

   Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто будет работать над вопросами, затронутыми в документе. Кроме того, подобные отметки воспитывают исполнительскую дисциплину у персонала.

Реквизит 28 - “Отметка об исполнении документа и направлении его в дело”

   Если документ исполнен, резолюция выполнена, то есть, решены все вопросы, которые в нем поставлены, на документе ставят отметку о его исполнении и направлении документа в дело.

   Располагается этот реквизит в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита “отметка об исполнителе”.

   Отметка включает в себя:

• Краткие сведения об исполнении;
• Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);
• Слова “В дело” и номер дела, в котором будет храниться документ;
• Подпись исполнителя и дату проставления отметки.

   Например:

   Ответ составлен и отправлен адресату
   Письмо от 12.10.2003 № 48.
   В дело 15/б
   подпись    А.Ф.Миронов 14.10.2003

Реквизит 29 - “Отметка о поступлении документа в организацию”

   Отметка о поступлении документа в организации располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего документ; входящего номера и даты поступления документа.

   Например:

АО “Янтарь”
Вх. № 312
25.10.2003

   Иногда данную отметку делают с помощью специального штампа.

   Перечисленные реквизиты позволяют придать служебному документу унифицированный вид. Он быстро воспринимается, легче происходит его осмысление.

   Соблюдение правил оформления этих реквизитов - необходимое условие эффективного делового общения между предприятиями, организациями, учреждениями.

1. Какие реквизиты придают документу юридическую силу?
2. Какие реквизиты обязательны в документах любого вида?
3. В каких документах оформляется реквизит “адресат”?
4. Для чего нужен  реквизит “гриф утверждения”?
5. Кто подписывает исходящие документы?
6.  На каких документах ставится печать?

Как отвечать на контрольные вопросы:

1. Письмо адресовано Николаеву В.И. в отдел сбыта Ярославского часового завода, почтовый адрес которого:

     153217, г. Ярославль, ул. Садовая, 15. Оформите реквизит “адресат”. 

2. Документ утвержден директором машиностроительного завода “Звезда” В.И. Степановым 28 октября 1999 г. Оформите реквизит “гриф утверждения”. 
3. Документ составлен на заводе "Океан", который относится к министерству рыбного хозяйства РФ. Завод находится в г. Мурманске по адресу: ул. Горького, дом. 23. Телефон  директора - 23-45-06.

Оформите реквизиты "наименование организации " и "справочные данные об организации".

Выполнить задание:  

Отзыв преподавателя: