Тема 02.Модуль 02.02.04

Виды  служебных документов, их классификация и назначение

Ключевые понятия

Основные положения

Контрольные вопросы

Задания для самостоятельной работы

 

• Организационно-распорядительные документы

• Информационно-справочные документы

• Документы по личному составу

• Производственно-управленческие документы

• Классификация документов

  Служебные документы по своему ВИДУ условно делятся на несколько больших групп:  

1.       Организационно-распорядительные документы (ОРД) -  уставы, положения,  инструкции, приказы, решения, распоряжения, договоры и т.д. Эти документы регламентируют деятельность организации, определяют цели, принципы и правила её функционирования.

   С их помощью оформляются управленческие решения, координируется взаимодействие подразделений и служб, распределяется ответственность между исполнителями и т.д.

2.      Информационно-справочные документы - письма, телеграммы, справки, акты, докладные и объяснительные записки и т.д. Эти документы содержат разнообразные сведения о производственных событиях, происходящих в организации и за её пределами.

  Они носят вспомогательный характер, обеспечивая информационную поддержку руководителей, принимающих управленческие решения.

3.      Документы по личному составу ( кадровые документы) - контракты, трудовые книжки, заявления, приказы по кадрам, личные карточки и дела  и т.д. В этих документах фиксируются сведения о приёме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им отпусков, поощрениях и взысканиях, повышении их квалификации.

4.      Производственно-управленческие документы - чертежи, схемы, технические инструкции, описания производственных операций, бизнес-планы, финансовые документы и т.д. С их помощью документируются технологические процессы, ведётся учёт работы предприятия, осуществляется внутренний и внешний контроль, фиксируется собственно управленческая деятельность .

    Итак, используемая документация охватывает все стороны жизнедеятельности организации.

Документы каждого вида классифицируются по ряду признаков:

   Данная классификация позволяет точнее определить особенности конкретного документа.

1. Чем отличаются организационно-распорядительные документы от информационно-справочных ?
2. Почему документы из личного состава выделяются в особую группу?
3. С какой целью используются трафаретные документы?
4. Может ли конкретный документ быть личным, сложным и трафаретным? Приведите примеры.
5. Может ли иметь юридическую силу рукописная копия машинописного документа-оригинала? Если да то при каких условиях?

Как отвечать на контрольные вопросы:

1.       Ниже приведён перечень различных управленческих документов. Впишите их в соответствующие графы таблицы.

Документы:

  Приказ об увольнении, докладная записка начальника цеха, письмо от рекламного агентства, акт о списании оборудования, инструкция по эксплуатации станка, заявление на отпуск, должностная инструкция, письмо из министерства, приказ  директора о реорганизации отдела, технический паспорт электродвигателя, положение о службе ОТК, контракт на поставку сырья, комплекс чертежей агрегата, письмо заказчику, личное дело работника N, акт проверки по вопросам техники безопасности.  

Выполнить задание:  

Отзыв преподавателя: