Тема 01.СУЩНОСТЬ  СОВРЕМЕННОГО  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Модуль 01.01.01

Информация в управленческой деятельности. Роль документационного обеспечения

Ключевые понятия

Основные положения

Контрольные вопросы

Задания для самостоятельной работы

 

• Информация

• Управленческая информация

• Документ и его  функции 

• Система документации (документационное обеспечение)

• Унифицированная система документации

• Делопроизводство

  Информация - это совокупность различных сведений, система данных, отражающих процессы и события  окружающего  мира; на основе полученной информации человек формирует своё видение  действительности, вырабатывает определенную линию практического поведения.

  В современном обществе на человека обрушивается огромный поток разнообразной информации. Условно можно выделить следующие её виды: политическая, экономическая, научно-техническая, культурная и т.д.  

  Управленческая информация - система данных, отражающих наиболее существенные стороны деятельности  организации, учреждения, предприятия.  На основе этой информации принимаются управленческие решения.  

Управленческая информация  должна быть компактной, полной,  достоверной, адресной,    удобной для восприятия, ОПЕРАТИВНОЙ.

  Компактность информации  означает, что её объём разумно ограничивается. Принимаются меры, чтобы  она не содержала избыточных и ненужных сведений. Излишние данные только создают помехи в управлении.

  Полнота информации означает, что  её объём вполне достаточен для оценки сложившейся на предприятии ситуации и принятия эффективного управленческого решения.

  Достоверность информации характеризует степень её  соответствия действительному положению дел, отражает точность и правильность данных, надёжность источников получения информации.

  Адресность информации  говорит о том, насколько она ориентирована ( по своему объёму, форме, содержанию) на конкретного пользователя, на специфику решаемых им управленческих задач.

  Удобство восприятия информации   зависит от формы её представления,   определяет  качество  усвоения управленцем-пользователем получаемых сведений.

  Оперативность информации характеризует  её своевременность, быстроту сбора и передачи нужных данных,  способность информации отражать происходящие изменения в состоянии управляемой системы, динамику событий.

   Успешный менеджмент  требует фиксации, анализа и сохранения получаемой информации.  

    Общая структура менеджмента как процесса представлена на Рис.1.

                       Рис.1 Управленческий цикл.

  Перед нами замкнутый цикл управления: управляющий субъект - управляющие воздействия - объект управления - результаты производственной деятельности - управляющий субъект.

  Основное предназначение управляющей системы заключается в том, чтобы максимально приблизить реальные результаты производственной деятельности к желаемым, намеченным, запланированным результатам. Чтобы достичь намеченных целей и реализовать выбранные ценности.

   Из приведенной схемы видно, что  менеджмент использует три вида информации:

•  внешнюю информацию,

•  внутреннюю информацию,

•   информацию о результатах.

  Серьёзная проблема менеджмента - отбор и обоснование небольшого количества наиболее значимых и чувствительных показателей, той полезной информации, которая достаточно полно и точно отражала бы реальную картину, помогала бы совершенствовать управленческую деятельность. Переизбыток информации опасен.

   Важнейшими материальными носителями  полезных сведений  являются ДОКУМЕНТЫ. Значительная часть информации, используемой в управлении, имеет документальное оформление.

  Документ  служит для фиксации информации, её передачи  во времени и пространстве. Документ позволяет осмыслить и проанализировать содержащую в нём информацию, обсудить её, сохранить полученные сведения.

  Преимущество документирования в том, что зафиксированная и оформленная информация остаётся неизменной в течение всего периода хранения, её трудно исправить, исказить. К ней всегда можно обратиться для повторного изучения. Её можно сделать доступной для широкого круга специалистов, руководителей и исполнителей. Или, напротив, она может быть закрыта для большинства работников (конфиденциальная информация).

   Основные внешние источники получения документально оформленной информации:

•  Органы власти ( федеральные и региональные);

•  Государственные учреждения;

•  Партнёры, соисполнители, поставщики;

•  Потребители, заказчики;

•  Физические (частные) лица. 

  Внутренними источниками получения документально оформленной информации являются структурные подразделения организации, её специализированные службы, управленцы, рядовой персонал и т.д.

  Документ может выполнять ряд функций.

  Прежде всего, это  управленческая функция. С помощью специальных документов руководитель организует и стимулирует производственную деятельность людей, обеспечивает распределение между ними обязанностей,  их взаимодействие и координацию, оценивает результаты их труда.

   С помощью специальных распорядительных документов руководитель  осуществляет многие управляющие воздействия, корректирует и направляет работу персонала.

  Документы выполняют и коммуникативную  функцию, регулируя    внешние связи организации, предприятия, обеспечивая обмен информацией с вышестоящими инстанциями, государственными учреждениями, партнёрами, потребителями и т.д.

   Документ выполняет юридическую функцию, поскольку его форма и содержание соответствуют принятому законодательству, а также могут  использоваться  сторонами в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов (например, в арбитражном суде).

    Ряд документов по своей сути и назначению являются собственно юридическими  (договорная документация, нотариально заверенные материалы, правовые акты и постановления  органов государственного управления).

  Наконец, документ выполняет социально-психологическую функцию. Он может  существенно повлиять на рабочий настрой персонала, дисциплинирует руководителя, менеджера, сотрудников, способствует развитию  инициативы, исполнительности, укрепляет чувство ответственности.

В некоторых документах фиксируются важные цели и ценности организации, они сплачивают работников, ориентируют их на перспективу.

  Чётко оформленные документы, имеющие в своей основе продуманную управленческую концепцию, формируют организационную культуру.

  Особое свойство документа - его способность порождать эффект ОТЧУЖДЕНИЯ.  Документ выступает заменителем  реального события, факта, предлагает словесный ( цифровой ) аналог жизненному явлению.

  Документ  неизбежно   "заслоняет" собой реальный объект. Содержание явления нередко отходит на второй план, в центре внимания оказывается документ САМ  ПО  СЕБЕ, его текст, оформление, внешний вид и т.д.

  Эффект отчуждения, создаваемый документами, и лежит в основе БЮРОКРАТИЗАЦИИ.   Работа с документами становится самоцелью. Производство бумаг становится ПРЕДМЕТОМ деятельности огромного числа людей. Бюрократ не видит за документом реальных событий.

   Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в управленческой деятельности, называется системой управленческой документации (документационным обеспечением). От того, насколько рационально организована эта система, от её ОПЕРАТИВНОСТИ во многом зависит эффективность управления.

Сложившаяся в организации система документации может стимулировать производственный процесс,  содействовать инновациям, улучшению результатов деятельности. Однако она может и тормозить нормальную работу предприятия.

   Профессиональная деятельность  по разработке и оформлению документов, по организации их  регистрации, учета, доставки исполнителям, поиска и хранения называется делопроизводством.

  Часть делопроизводства, связанная с подготовкой и созданием документов, называется документированием.

   Процесс  движения и учета документов   обозначается  понятием документооборот.

   Деятельность  по организации хранения документов относят к архивному делу.

   Эффективность управленческой деятельности во многом определяется ОТНОШЕНИЕМ  руководителей к (документационному обеспечению). Любые крайности здесь опасны.

   Чрезмерное увлечение документированием, стремление максимально формализовать учёт и регламентировать деятельность персонала может привести к  бюрократизации  управления.

      Необоснованное  пренебрежение к процедурам документирования, запущенность делопроизводства может обернуться волюнтаризмом   в управлении, снижением общего порядка в организации, падением исполнительской дисциплины.   

  Руководитель  несёт персональную ответственность за состав, сохранность, правильное оформление управленческих, финансово-хозяйственных и кадровых документов, за состояние делопроизводства на предприятии.

1. Какие требования предъявляются к управленческой информации?
2. Каким образом оперативность информации влияет на эффективность управления?
3. Что такое документ? Каковы его функции ?
4. Что такое система документации, документационное обеспечение?
5. Что мы понимаем под делопроизводством?
6. На какие три раздела делится делопроизводство?

Как отвечать на контрольные вопросы:

1. Составьте требования к личности работника, который должен заниматься в организации ведением делопроизводства. Воспользуйтесь специально приведенной таблицей.

Инструкция к работе:

• Внимательно ознакомьтесь с исходным перечнем качеств;

• Отберите четыре-пять качеств, которые, по Вашему мнению, необходимы для работника делопроизводственной службы;

• Расположите эти качества по рангу в правом столбце таблицы;

• Итоговый список Вы можете дополнить по своему усмотрению другими качествами;

• Кратко обоснуйте своё решение.

Выполнить задание:  

Отзыв преподавателя: